Unternehmer – Belege nicht einfach entsorgen

Aufgeräumt werden muss auch in Unternehmen und alte Unterlagen werden meist zu Jahresbeginn aussortiert. Jedoch sollten Unternehmer wissen, dass sie Belege nicht einfach entsorgen können, sondern Dokumentations-Fristen einhalten müssen.

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Zwar muss man irgendwann mal aufräumen, sonst nimmt die Papier- und Datenflut überhand, aber man darf als Unternehmer nicht einfach zum Jahresende alle Daten vernichten, hier gibt es Fristen, die einzuhalten sind.

Papiere für Geschäftszwecke archivieren

Sicherlich kann man einiges auch in den Müll werfen, jedoch sollte man als Unternehmer wissen, dass geschäftsrelevante Unterlagen, wie Geschäftsbücher, Bilanzen und ähnliches für zehn Jahre aufzubewahren sind. Diese dürfen daher 2010 entsorgt werden, wenn die letzten Eintragungen im Jahr 1999 erfolgt sind. Das Archiv ebenfalls entlasten darf man 2010 alle Inventarlisten und Jahresabschlüsse, der jüngste Eintragung aus dem Jahr 1999 stammt.

Auch Geschäftsbriefe unterliegen Dokumentations-Fristen

Was viele nicht wissen ist, dass selbst empfangene und versandte Geschäfts- und Handelsbriefe über eine Frist von sechs Jahren grundsätzlich aufbewahrt werden müssen. Also darf diese Korrespondenz sowie deren Durchschriften 2010 vernichtet werden, wenn sie vor dem 31. Dezember 2003 verschickt wurde.

Buchungsbelege 10 Jahre aufbewahren

Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für alle Arten von Buchungsbelegen, die nun aus dem Jahr 1999 und früheren Jahren 2010 aussortiert und vernichtet werden dürfen.

Auch digitale Unterlagen müssen verwahrt werden

Bei den Dokumentations-Fristen ist es völlig egal, ob es sich um Ausdrucke auf Papier oder digitalisiertes Material handelt. Die Fristen für die einzelnen Dokumente sind hiervon nicht betroffen, daher müssen digitalisierte Belege über die gleichen Zeiträume archiviert werden.

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